Як зберігати документи в офісі - організовуємо робочий простір правильно

Швидкий перехід на канцелярські товари

Наш робочий простір має властивість заповнюватися. І настає момент, коли вільного місця зовсім не залишається. Особливо, якщо в офісі працює багато людей. Цікаво, що приблизно половиною речей ніхто не користується. Що ж робити, якщо викинути ці документи, записи і т.д. не можна, а місця катастрофічно не вистачає? Потрібно подумати і організувати все так, щоб легко можна було дістатися в разі потреби і знайти потрібне. Тобто не просто все в купу звалити і в картонці засунути із очей подалі.

Серед канцелярських товарів є ті, які як раз і створені для того, щоб можна було зручно скласти всілякі папери і документи в офісі, економлячи місце - це папки. Ви можете самостійно придумати систему, за якою ці папки будуть укомплектовуватися.

Папка для зберігання документів

Папки для документів можуть бути різними, але їх основне завдання одна - зберігання документів. Наприклад, архівні папки . Зазвичай, зроблені із двох щільних аркушів картону, на зав"язках. На лицьовій стороні наклеєний індекс, де ви можете описати, що саме зберігатися в цій папці. У них можна помістити до 500 аркушів паперу. Для архіву те, що потрібно.

Також, дуже зручною для зберігання архіву може бути папка-реєстратор . Зазвичай складається із двох аркушів картону, має всередині механізм, що скріплює папери. Такі папки дуже зручні, оскільки їх можна ставити вертикально у будь-який офісний шафа. Не займають багато місця, так що на одній полиці ви зможете зберігати величезну кількість документів у межах досяжності.

Для зберігання невеликої кількості документів згодитися добре всім знайома папка на зав"язках .

А якщо вам знадобитися кудись поїхати із документами, то для цього відмінно підійдуть папка на гумках, папка на кнопках або папка із притиском. Вміщають не дуже багато листів, але зате надійно збережуть важливі папери від заломів або випадкових забруднень.

Як зберігати документацію

Отже, систему зберігання ви продумали, папки для зберігання документів купили, все склали. Тепер кілька корисних порад, як організувати місце для зберігання потрібних записів:

• зберігайте папки із довідковою інформацією під рукою;

• придумайте єдиний принцип сортування паперів. Багато хто намагається організувати документи за темами і категоріям, тим самим збільшуючи архів у геометричній прогресії. Набагато простіше це робити за алфавітом або по роках. Хоча це залежить, звичайно, від обсягу паперів та складності діловодства. Але в будь-якому випадку, чим простіше система зберігання, тим легше буде знайти необхідний документ.

• майте достатню кількість папок про запас;

• якщо ви зберігаєте папки у ящиках, не заповнюйте їх повністю, досить на три чверті. Так ви вбережете нігті і нерви;

• документи за поточними проектами зберігайте окремо від тих, що вже зроблені.

• використовуйте колір. Папки продаються в різних кольорах, щоб швидше знайти документ за конкретним проектом, визначте для кожного проекту окремий колір.

• обов"язково використовуйте ярлики на папках;

• завжди зберігайте документи свіжіші зверху.

І найголовніше - не лінуйтеся робити ревізію і викидати вже непотрібне. Не робіть зі свого офісу або робочого місця склад непотрібних речей. Адже набагато приємніше працювати, не зариваючись носом в «купу» на столі.

Легких вам робочих буднів!

Вам знадобиться:

Швидкий перехід на діркопробивач

Швидкий перехід на файли для документів