Как хранить документы в офисе – организовываем рабочее пространство правильно

Наше рабочее пространство имеет свойство заполняться. И наступает момент, когда свободного места совсем не остается. Особенно, если в офисе работает много людей. Примечательно, что примерно половиной вещей никто не пользуется. Что же делать, если выбросить эти документы, записи и т.д. нельзя, а места катастрофически не хватает? Нужно подумать и организовать все так, чтобы легко можно было добраться в случае необходимости и найти нужное. Т.е. не просто все в кучу свалить и в картонке задвинуть с глаз подальше.

Среди канцелярских товаров есть те, которые как раз и созданы для того, чтобы можно было удобно сложить всевозможные бумаги и документы в офисе, экономя место – это папки. Вы можете самостоятельно придумать систему, по которой эти папки будут укомплектовываться.

Папка для хранения документов

Папки для документов могут быть разными, но их основная задача одна – хранение документов. К примеру, архивные папки . Обычно, сделаны из двух плотных листов картона, на завязках. На лицевой стороне наклеен индекс, где вы можете описать, что именно храниться в этой папке. В них можно поместить до 500 листов бумаги. Для архива то, что нужно.

Также, очень удобной для хранения архива может быть папка-регистратор . Обычно состоит из двух листов картона, имеет внутри скрепляющий механизм. Такие папки очень удобны, поскольку их можно ставить вертикально в любой офисный шкаф. Не занимают много места, так что на одной полке вы сможете хранить огромное количество документов в пределах досягаемости.

Для хранения небольшого количества документов сгодиться хорошо всем знакомая папка на завязках .

А если вам понадобиться куда-то поехать с документами, то для этого отлично подойдут папка на резинках, папка на кнопках или папка с прижимом. Вмещают не очень много листов, но зато надежно сохранят важные бумаги от заломов или случайных загрязнений.

Как хранить документацию

Итак, систему хранения вы продумали, папки для хранения документов купили, все сложили. Теперь несколько полезных советов, как организовать место для хранения нужных записей:

• храните папки со справочной информацией под рукой;
• придумайте единый принцип сортировки бумаг. Многие пытаются организовать документы по темам и категориям, тем самым увеличивая архив в геометрической прогрессии. Гораздо проще это делать по алфавиту или по годам. Хотя это зависит, конечно, от объема бумаг и сложности делопроизводства. Но в любом случае, чем проще система хранения, тем легче будет найти необходимый документ.
• имейте достаточное количество папок про запас;
• если вы храните папки в ящиках, не заполняйте их полностью, достаточно на три четверти. Так вы убережете ногти и нервы;
• документы по текущим проектам храните отдельно от тех, что уже сделаны.
• используйте цвет. Папки продаются в разных цветах, чтобы быстрее найти документ по конкретному проекту, определите для каждого
• проекта отдельный цвет.
• обязательно используйте ярлыки на папках;
• всегда храните документы более свежие сверху.

И самое главное – не ленитесь делать ревизию и выбрасывать уже ненужное. Не делайте из своего офиса или рабочего места склад ненужных вещей. Ведь намного приятнее работать, не зарываясь носом в «кучу» на столе.

Легких вам рабочих будней!